Digitale Vertragsfreigabe mit hybridSign

Die Herausforderung: Langsame, fragmentierte Vertragsprozesse

In vielen Unternehmen dauert die Vertragsfreigabe oft Tage bis Wochen: Dokumente werden gedruckt, unterschrieben, eingescannt und per Mail oder Post weitergeleitet – begleitet von Medienbrüchen, manueller Intervention und zeitlichen Verzögerungen. Bei komplexen Dokumenten mit mehreren Unterzeichner*innen, intern wie extern, steigt der Aufwand zusätzlich erheblich.

Auch rechtlich stellen sich Fragen: Welche Signaturstufe ist geeignet? Wie bleibt der Prozess nachvollziehbar und manipulationssicher?

Die Lösung: hybridSign

hybridSign bietet hier eine digitale Komplettlösung – als eigenständige Plattform oder via REST‑API integriert in bestehende ERP-, DMS- oder Workflow-Systeme.

Signaturtypen: Unterstützt einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte (QES) elektronische Signaturen inkl. ID Austria sowie Amts‑ und Firmensiegel.
Orts- und zeitunabhängig: Unterzeichnen per Fernsignatur via Smartphone, Tablet oder PC – alles webbasiert und ohne zusätzliche Hardware.
Stapel-Signatur: Erlaubt das Unterzeichnen von bis zu 100 Dokumenten in einem Schritt oder mehrere Unterschriftenfelder mit nur einem Vorgang zu signieren.
Rechtskonformität & Sicherheit: Volle eIDAS– und DSGVO-Konformität mit internationaler Einsetzbarkeit (EU- und Non-EU)
Integration via REST-API: Einbindung in bestehende digitale Prozesse und Systeme ohne Anpassungen am Bestandssystem; übergebene Variablen wie Position im Dokument, Rolle, Name, E‑Mail‑Adresse, gewünschte Signaturqualität sowie weitere kundenspezifische Parameter können flexibel übernommen und automatisch in die entsprechenden Signaturfelder eingespielt werden.
KYC-Anbindung: Integration einer Identitätsprüfung über zertifizierte Partner*innen

So funktioniert‘s

Dokumentenvorbereitung: Vertrag wird im ERP-System erstellt und via API an hybridSign übergeben
Rollen & Felder definieren: Signaturfelder definieren, Verantwortlichkeiten festlegen, mehrere Unterschriftsschritte definieren
Versand & Unterschrift: Link per E-Mail oder SMS wird an Unterzeichner*innen gesandt, Signatur erfolgt mobil oder per Browser
Workflow: nach Abschluss wandert das Dokument automatisch weiter – z. B. zum nächsten Unterzeichner oder ins ERP–/DMS-System
Revisionssicherheit: durch Hash-Signatur, der Audit-Trail legt Zeitpunkte offen
Archivierung: das finale, rechtsgültige Dokument wird versiegelt und digital archiviert

Ihre Vorteile auf einen Blick

Zeitgewinn & Effizienz: kein Drucken, kein Versand, keine manuellen Nachfassaktionen
Nahtlose Integration: fügt sich ohne Anpassungen in bestehende Dokumentenprozesse ein
Bündelung von Signaturprozessen: mehrere Dokumente oder Unterschriftenfelder können in einem Signaturvorgang abgewickelt werden

Fazit

hybridSign macht Vertragsfreigaben schnell, sicher und vollständig digital – mit rechtskonformen Signaturen und nahtloser Integration in bestehende Systeme. Unternehmen profitieren von papierlosen Prozessen und maximaler Compliance.

Digitale Vertragsfreigabe mit hybridSign

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